Rahmenbedingungen für elektronische Kommunikation

Einleitung und Eröffnung des Zugangs

Die Stadt Speyer bietet Möglichkeiten zur elektronischen Kommunikation an. Für den Bereich der Verwaltungsverfahren richtet sich die elektronische Kommunikation nach dem Landesverwaltungsverfahrensgesetz i. V. m. § 3 a des Verwaltungsverfahrensgesetzes. Danach ist die Übermittlung elektronischer Dokumente zulässig, soweit der Empfänger hierfür einen Zugang eröffnet hat. Die Stadt Speyer eröffnet diesen Zugang nach Maßgabe der folgenden technischen Rahmenbedingungen für die elektronische Kommunikation:

Mail-Adressen

Für die formfreie elektronische Kommunikation per E-Mail ist folgende zentrale E-Mail-Adresse eingerichtet:

Darüber hinaus finden Sie in unserem Internetangebot weitere E-Mail-Adressen einzelner Dienststellen oder Personen. Auch an diese Adressen können Sie nicht formgebundene E-Mails senden.

Rechtsverbindliche elektronische Kommunikation
mit der Stadtverwaltung Speyer

Ist durch Rechtsvorschrift die Schriftform angeordnet, kann diese durch die elektronische Form ersetzt werden. Für eine formgebundene Kommunikation
(hier ist Ihre eigenhändige Unterschrift gesetzlich vorgeschrieben) müssen Sie Ihr Dokument mit einer so genannten qualifizierten elektronischen Signatur nach dem Vertrauensdienstegesetz (VDG) vom 18.07.2017 (BGBl. I S. 2745), in der jeweils geltenden Fassung, versehen. Das signierte elektronische Dokument ist ausschließlich an folgende Mail-Adresse zu richten: stv-speyer[at]poststelle.rlp.de. Für diese Art der Kommunikation ist eine individuelle Registrierung bei der Virtuellen Poststelle des Landes Rheinland-Pfalz erforderlich, die unter www.rlp-service.de möglich ist.

Verschlüsselung Ihrer Dokumente

Vor der Übersendung Ihrer Mitteilung können Sie sich freiwillig und kostenlos als Benutzerin oder Benutzer der Virtuellen Poststelle (VPS) im rlp-Service (www.rlp-service.de) registrieren. Eine Versendung von Nachrichten an die Stadtverwaltung Speyer als registrierte Benutzerin oder als registrierter Benutzer hat für Sie den Vorteil, dass Sie eine detaillierte technische Übermittlungsbestätigung (Laufzettel) erhalten und die Sicherheit während der Datenübermittlung gewährleistet ist.

Zur Registrierung wählen Sie bitte unter www.rlp-service.de den Menüeintrag „Registrieren rlp-Service“ und folgen Sie den Anweisungen. Bei der Registrierung werden Ihre Adressdaten erfasst. Die VPS übermittelt Ihnen einen Aktivierungslink an die von Ihnen angegebene E-Mail-Adresse. Nach erfolgter Aktivierung können Sie die VPS künftig sowohl für die formgebundene als auch die formfreie elektronische Kommunikation mit der Stadtverwaltung Speyer und anderen Kommunal- und Landesbehörden in Rheinland-Pfalz nutzen.

Die Datenübertragung erfolgt hierbei geschützt gegen fremde Einsichtnahme. Mit der Registrierung erklären Sie Ihr Einverständnis, dass Ihnen die Stadtverwaltung Speyer und andere Landes- und Kommunalbehörden, mit denen Sie elektronisch Kontakt aufnehmen, in Bezug auf Ihr aktuelles Anliegen Nachrichten in Ihre VPS zusenden kann. Um diese Nachrichten zu lesen, müssen Sie sich in der VPS mit Ihren Benutzerdaten, mit denen Sie sich registriert haben, anmelden. Weitere Hinweise zur VPS sowie die Benutzungsbedingungen finden Sie unter www.rlp-service.de.

Dateiformate

Möchten Sie E-Mails mit Dateianhängen an die Verwaltung versenden, so beachten Sie bitte, dass die Verwaltung nicht alle auf dem Markt gängigen Dateiformate und Anwendungen unterstützen kann. Folgende Dateiformate können verarbeitet werden:

  • Adobe Acrobat (*.pdf)
  • Grafikformate (*.jpg/jpeg, *.tif/tiff)

Sie können auch Dokumente in folgenden Office-Formaten übersenden:

  • Rich Text Format (*.rtf)
  • Microsoft Word (*.doc/docx)
  • Microsoft Excel (*.xls/xlsx)
  • Open Office Dokumente (*odt, *ods)

Elektronische Nachrichten mit solchen Dateianhängen werden allerdings zum Schutz unserer IT-Netze vor potenzieller Schadsoftware von unserer Sicherheitsrichtlinie  ausgefiltert und zunächst in einem Quarantäneordner bis zur individuellen Freigabe zwischengespeichert. Dies kann eine Verzögerung der Bearbeitung zur Folge haben, auf die wir ausdrücklich hinweisen. Daher empfehlen wir grundsätzlich das pdf- oder die Grafik-Formate.

Verwenden Sie abweichende Dateiformate, so kann die Mail unter Umständen nicht bearbeitet werden

E-Mail nicht verarbeitbar

Sofern eine E-Mail nicht verarbeitbar ist, werden Sie, soweit möglich, durch den Empfänger darüber informiert. Dieser Fall kann z.B. durch Computerviren, allgemeine technische Probleme oder Abweichungen von den vorstehenden technischen Rahmenbedingungen ausgelöst werden.

In seltenen Fällen ist es jedoch möglich, dass eine Information Ihrerseits von uns nicht durchgeführt werden kann. Wir bitten dies zu beachten.

Angebote Dritter

Diese Hinweise gelten nur für die Kommunkation mit der Stadt Speyer, jedoch nicht für Verweise auf Angebote von Dritten, wie z.B. anderen Behörden.

Ansprechpartner zur elektronischen Kommunikation

Sollten Sie Fragen zu Mail-Verkehr, Verschlüsselung und elektronischer Signatur haben, wenden Sie sich bitte an die

Stadtverwaltung Speyer
Hauptverwaltung